Pourquoi vous ne devriez plus utiliser Excel pour gérer vos plans stratégiques et opérationnels ?
Si Excel est reconnu pour sa polyvalence, cet outil montre ses limites lorsqu'il s'agit de suivre les plans de transformation, qu'ils soient stratégiques ou opérationnels. Entre difficultés de partage de l'information et temps conséquent consacré à la consolidation des données, évitez ce piège !
Saviez-vous que deux tiers des salariés de bureau utiliseraient Excel au moins une fois… par heure ? La popularité du célèbre logiciel tableur de Microsoft, lancé en 1985, ne s'est jamais démentie. Ses champs d'applications sont innombrables, du suivi des dépenses à l'analyse de données, en passant par la gestion de projet…
Toutefois, dans le domaine de la transformation, la tentation du tout Excel peut causer plus de problèmes qu'elle n'en résout. Sont en cause notamment l'absence de contrôles des données et le manque d'adaptabilité et d'audit du produit. Voici 5 raisons pour lesquelles vous devriez vous départir d'Excel pour vos plans de transformation.
1 – Risque d'erreurs humaines
Excel dépend fondamentalement de la qualité des données entrées par les opérateurs humains pour les calculs et l'analyse.
Concernant les projets de transformation, ces erreurs vont évidemment entraîner des conséquences catastrophiques, des retards coûteux aux erreurs stratégiques. De plus, la difficulté du suivi des modifications dans des documents décentralisés complexifie l'identification des changements ainsi que leurs auteurs.
2 – Manque de contrôles de données intégrés
Excel ne dispose pas de contrôles de données intégrés pour prévenir les erreurs ou les inexactitudes.
S'il est possible de mettre en place des contrôles sur donnée à l'entrée, il est également facile pour les opérateurs de les contourner. Par ailleurs, Excel ne permet pas la mise en place d'un contrôle sur la complétude des données, toutes les données ont-elles été renseignées ?, ni sur leur fraîcheur, toutes les données sont-elles à jour ?
3 – Gestion inefficace du changement
La transformation nécessite une gestion dynamique du changement.
Excel est, d'une part, en partie statique et s'adapte mal aux modifications des plans stratégiques. L'intégration au plan de nouveaux KPIs ou informations référentielles nécessite des modifications multiples et l'assurance que toutes les parties prenantes repartent à chaque fois de la dernière version. Comment assurer un pilotage efficace de la transformation si tous les acteurs n'ont pas connaissance de la dernière version du plan ?
D'autre part, Excel n'est pas un outil adapté pour communiquer sur la dynamique du changement : les feuilles Excel ne permettent pas de capturer et représenter efficacement les informations qualitatives si cruciales pour suivre la progression ressentie du plan.
4 – Manque de visibilité et de suivi
Les plans de transformation exigent une visibilité adaptée pour tous les intervenants, en particulier au plus haut niveau. Or Excel ne permet pas le suivi des progrès en temps réel ni la mise à jour rapide des informations : décentralisation des documents, asynchronie des modifications…
5 – Collaboration limitée
Excel ne garantit pas une collaboration efficace.
Cette multiplicité des points d'entrée engendre conflits de version et erreurs. La consolidation des informations est l'une des principales tâches administratives répétitives qui consomme énormément de temps tout en générant un risque d'erreurs élevé. Chaque responsable de programme doit consolider les fichiers Excel des projets avant de remonter l'information aux niveaux supérieurs…
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